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Mitarbeitergespräch - Fluch oder Segen?

Jährliches Mitarbeitergespräch – Fluch oder Segen?

Alle Jahre wieder steht das jährliche Mitarbeitergespräch in vielen Unternehmen an. Der Termin für das Gespräch löst sowohl bei Vorgesetzen wie auch Mitarbeitern häufig nicht nur Freude über den Austausch zur aktuellen Leistung aus. Warum das so ist und was für Möglichkeiten entstehen, wenn Sie den Blickwinkel wechseln erfahren Sie in diesem Artikel.

Einer der Top Gründe warum Mitarbeiter kündigen ist fehlende Wertschätzung. Die Mitarbeiter wissen häufig nicht wo sie stehen, was sie gut gemacht haben und woran sie noch arbeiten müssen. Da sollten man doch meinen, dass das jährliche Mitarbeitergespräch ideal ist, um diesen Austausch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem hinzukriegen. Im besten Fall werden die Gespräche durch ein halbjährliches oder sogar vierteljährliches Gespräch ergänzt.

In der Realität sieht das jedoch anders aus. Wie bei allem was zwar regelmäßig, jedoch nicht häufig stattfindet fehlt auch beim Mitarbeitergespräch die Routine. Wenn ich mir bei entsprechenden Themen nicht sicher bin, habe ich auch nicht die Voraussetzung es gut zu machen. Und obwohl das sicherlich keine Überraschung ist, gibt es nur wenige Unternehmen, die Ihre Vorgesetzten und Mitarbeiter ausreichend unterstützen.

Es wird vielfach erwartet, dass die Beteiligten wissen was sie tun müssen. Doch häufig wird Personalführung vorausgesetzt und die Führungskräfte damit allein gelassen. Das führt dann dazu, dass die Führungskräfte die Gespräche nach bestem Wissen und Gewissen führen und die häufig wenigen Unterlagen mehr oder weniger nutzen. Damit werden die Mitarbeitergespräche von vielen nicht als Chance, sondern als Last oder Verpflichtung gesehen.

Was sind die Vorteile eines Mitarbeitergesprächs?
  1. Mitarbeiter erhalten eine Rückmeldung zum aktuellen Stand im Job
  2. Sie bekommen Perspektiven für die kommenden Monate oder Jahre
  3. Gleichzeitig können sie Fragen stellen und Anliegen vortragen
  4. Der Vorgesetzte kann in einer ruhigen Atmosphäre Feedback geben und nach Feedback fragen
  5. Die Gespräche sind eine gute Grundlage für die gezielte Entwicklung der Mitarbeiter
Wie führe ich konstruktive und erfolgreiche Mitarbeitergespräche?

Eine gute Vorbereitung und die genaue Zielsetzung für sowohl den Vorgesetzten wie auch den Mitarbeiter sind ausschlaggebend für ein gutes Mitarbeitergespräch.

Darüber hinaus ist eine klare Gesprächsstruktur, auf die sich beide Parteien vorbereiten können essenziell. Diese kann z.B. so aussehen:

Vorbereitung auf das Gespräch

Vorgesetzter 

  • Planung von Zeitpunkt, Dauer und Ort
  • Inhaltliche Eingrenzung, damit keine anderen Themen besprochen werden
  • Was genau soll besprochen werden?
    • Feedback- oder Gehaltsgespräch
    • Aufgabenbezogene Punkte oder Soft Skills bzw. Verhaltensweisen
    • Zielvereinbarung

Mitarbeiter:

  • Ziele des Gesprächs?
    • Vereinbarung von neuen Zielen
    • Planung der beruflichen Entwicklung
    • Was soll kurzfristig und langfristig erreicht werden 

 

Erfolgsfaktoren während des Gesprächs

Vorgesetzter:

  1. Positive Atmosphäre schaffen
    Eine gute Stimmung schafft Offenheit auch für „schwierige“ Themen wie z.B. Kritik bei beiden Seiten
  1. Themen eingrenzen
    Halten Sie sich an die Themen, die Sie dem Mitarbeiter in der Vorbereitung mitgeteilt haben
  1. Wahrnehmungen wiedergeben
    Wenn Sie Ihre Wahrnehmung wiedergeben wird das im Vergleich zu einer Bewertung weniger als Kritik aufgefasst
  1. Probleme ansprechen
    Nur wenn Sie die Probleme ansprechen, können sie auch gemeinsam gelöst werden
  1. Fairness zeigen
    Finden Sie die Balance zwischen Lob und den Problemen.
  1. Anregungen liefern
    Erklären Sie wie eine Verbesserung nach Ihren Vorstellungen aussieht.
  1. Transparenz herstellen
    Erklären Sie wie Sie zu Ihrer Meinung gekommen sind, damit der Mitarbeiter Ihr Urteil besser verstehen und akzeptieren kann
  1. Sozialkompetenz ansprechen
    Sprechen Sie auch die „weichen Faktoren“ (Soft Skills) wie z.B. Kommunikationsfähigkeit an und zeigen Sie damit, dass Sie nicht nur die „Zahlen“ sehen, sondern auch ihn als Persönlichkeit.
  1. Ziele definieren
    Setzen Sie Ziele mit der SMART-Methode damit der Mitarbeiter eine Orientierung hat.
  1. Ergebnisse festhalten
    Protokollieren Sie das Gespräch, damit es für beide Seiten verbindlich wird, über die reinen Ziele hinausgeht und die Grundlage für das nächste Gespräch ist.

 

Mitarbeiter:

  1. Interesse zeigen 
    Sagen Sie deutlich was Ihnen Spaß macht und welche Aufgaben Sie motivieren
  1. Verbesserungsvorschläge machen
    Zeigen Sie, dass Sie mitdenken und Sie Ihren Teil zum Erfolg des Unternehmens beitragen wollen.
  1. Loyalität beweisen 
    Zeigen Sie, dass Sie hinter den Zielen des Unternehmens stehen.
  1. Gleichberechtigung einfordern
    Fordern Sie Ihre Beurteilung für Ihren tagtäglichen Einsatz und treten Ihrem Vorgesetzten auf Augenhöhe gegenüber
  1. Sachlich sein 
    Stellen Sie Ihre Emotionen sachlich dar und tragen damit Ihren Teil für ein konstruktives Gespräch bei
  1. Feedback vorbereiten
    Bereiten Sie sich vor auch Ihre positiven wie negativen Wahrnehmungen von Ihrem Vorgesetzten vorzutragen
  1. Konkret werden
    Nennen Sie Beispiele für Ihre Erfolge, anstatt zu verallgemeinern
  1. Zusammenarbeit ansprechen 
    Wie gut funktioniert die Zusammenarbeit für Sie und was kann verbessert werden

 

Nach dem Gespräch

Jetzt geht es für Vorgesetzte und Mitarbeiter darum an den Zielen und Punkten aus dem Gesprächsprotokoll zu arbeiten, damit der Aufwand tatsächlich auch zur Weiterentwicklung genutzt wird.

 

Fazit:

Jährliche Mitarbeitergespräche mit einer ähnlichen Struktur, sowie Vor- und Nachbereitung tragen zur erfolgreichen Entwicklung des Unternehmens bei. Wenn die Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern passt, ist das Unternehmen produktiver. Jeder kennt seine Aufgaben, weiß wo er sich entwickeln kann und fühlt sich Wert geschätzt. Der jährliche Rhythmus kann durch viertel- oder halbjährige Zwischengespräche ergänzt werden. Damit verliert das Jahresgespräch seinen Schrecken und die Verbindlichkeit wird gestärkt.

Fehlende Wertschätzung ist einer der Top Kündigungsgründe. Wertschätzung reduziert im Umkehrschluss die Kündigungen und hat damit einen direkten Einfluss auf die Produktivität: Die Fluktuation sinkt und somit auch die damit verbundenen Kosten.

Gutgeführte Mitarbeitergespräche haben einen direkten Einfluss auf das Betriebsergebnis:

  1. Steigerung der Produktivität
  2. Senkung der Fluktuation

Nach unserer Erfahrung zahlt sich der Aufwand in das Coaching der Vorgesetzten und Mitarbeiter immer aus, denn er entspricht nur einem Bruchteil des Ergebnisses für das Unternehmen. Welche Potenziale sich für Sie und Ihr Unternehmen daraus ergeben besprechen wir gerne mit Ihnen persönlich.

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