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Die 10 Vorteile der digitalen Personalakte

Die 10 Vorteile der digitalen Personalakte

Definition

Die digitale Personalakte funktioniert genauso wie die klassische Papier-Personalakte – bloß ohne Papier. Personaldokumente der Mitarbeiter werden in ein digitales Dokumentmanagementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet. Die digitale Akte erlaubt einen dezentralen Zugriff: Alle berechtigten Personen haben einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Personalakten. Auch die Mitarbeiter selbst können direkten und selbstständigen Einblick in ihre Akte mit ihrem persönlichen Login erhalten.

Hauptzweck der digitalen Akte ist es den Workflow in der Personalabteilung effizienter zu gestalten. Durch die automatisierten Arbeitsabläufe wird die Erstellung und Verwaltung von Personalakten vereinfacht und beschleunigt. Das spart dem Unternehmen langfristig Zeit und Geld. Ein weiterer Nebeneffekt ist der räumliche Platzgewinn: Aktenschränken entfallen, denn die Personaldokumente werden in digitaler Form zentral gespeichert und verwaltet.

Aufbau der digitalen Akte

Inhaltlich muss die digitale Akte alle Unterlagen der klassischen Personalakte enthalten. Dazu gehören alle Daten, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Das fängt mit Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag an und hört bei Abmahnungen, Kündigungsschreiben und Arbeitszeugnissen auf.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Arten von Informationen: 1. Daten, die schon in digitaler Form vorliegen (etwa aus anderen IT-Systemen) und 2. Daten in Papierform, die noch eingescannt werden müssen. Diese Aufgabe kann intern im Unternehmen von der Personalabteilung erledigt werden, es gibt jedoch auch Dienstleister, welche die Digitalisierung im Haus oder außer Haus übernehmen. Je nach Kapazität der Mitarbeiter, Umfang der Dokumente und Grüße des Unternehmens kann dies mehrere Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Bei der Digitalisierung der Personalakten müssen natürlich alle rechtlichen Rahmenbedingungen beachtet werden. Dies gilt für die HR Software selber, sowie für den Prozess der Digitalisierung.

Vorteile auf einen Blick:

  1. Abbau der Papierflut– Über die Jahre sammeln sich immer mehr Dokumente an, die abgelegt werden müssen
  2. Keine Druck- und Lagerkosten – Alle Information sind jetzt digital und müssen nicht mehr gedruckt und gelagert werden
  3. Vereinfachung von Prozessen– Die Daten aus der Bewerbung werden für den Vertrag übernommen und müssen nicht erneut eingegeben werden
  4. Zugriffsberechtigung für Mitarbeiter– Die Mitarbeiter können z.B. ihre Urlaubstage selber einsehen und müssen nicht mehr nachfragen
  5. Kostengewinn durch Zeitersparnis– Die Gehaltsabrechnung kann online eingesehen werden und muss nicht mehr verschickt werden
  6. Entlastung der Personalabteilung– Die Dateneingabe wird z.B. deutlich reduziert
  7. Mehr Zeit für Personalentwicklung– Die gewonnene Zeit kann für die Personalentwicklung genutzt werden
  8. Einsicht und Bearbeitung auch vom z.B. Homeoffice möglich– Der Zugriff von zu Hause aus wird auch für HR und den Außendienst möglich
  9. Besserer Datenschutz– Der Zugriff wird durch Lese- und Bearbeitungsrechte zugewiesen und Kopierwildwuchs vermieden
  10. Fundament für weitere Digitalisierung– Die digitale Personalakte reduziert den Workload für alle Mitarbeiter deutlich und schafft damit den Freiraum für weitere digitale Transformationsprojekte

Nehmen Sin Kontakt mit uns auf und erfahren Sie, wie Sie die Vorteile der digitalen Personalakte in Ihrem Unternehmen nutzen können.

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